Usługi w zakresie e-biurowości to bez wątpienia ogromne udogodnienia dla wielu przedsiębiorców. Przed zdecydowaniem się na wirtualne biuro dobrze jednak zapoznać się z kilkoma najbardziej istotnymi informacji na temat mechanizmu działania tego rodzaju rozwiązań dedykowanych biznesowi.
Czym właściwie jest wirtualne biuro?
Według najbardziej ścisłej definicji wirtualne biuro jest zespołem usług polegających na zleceniu obsługi niektórych obszarów działalności przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej. W skład kompetencji wirtualnego biura będą wchodzić w szczególności takie zadania, jak przyjmowanie i obsługa korespondencji, obsługa klientów dzwoniących do firmy, przechowywanie dokumentacji, odbiór telefonów. Wirtualne biuro zależnie od spektrum oferty danego podmiotu będzie więc pełnić funkcję zarówno biura jak i sekretariatu.
Warto tutaj dodać, że firmy świadczące usługi w zakresie e-biurowości często odznaczają się elastyczną i zróżnicowaną ofertą - więcej można znaleźć na stronie https://wirtualne-biura.com. Oznacza to, iż przedsiębiorca może dobrać zakres działań wirtualnego biura do swoich własnych oczekiwań i potrzeb.
Czy wirtualne biuro naprawdę jest "wirtualne"?
Samo określenie wirtualne biuro lub e-biuro jest do pewnego stopnia mylące, ponieważ może sugerować brak stacjonarnej działalności. W rzeczywistości zaś biurowość wirtualna polega po prostu na zleceniu określonych czynności firmie zewnętrznej. Firmy świadczące usługi w zakresie biurowości wirtualnej jak najbardziej zaś działają w sposób stacjonarny. Oznacza to, że wynajmując wirtualne biuro przedsiębiorca uzyskuje jednocześnie adres działalności a także przestrzeń, w której można np. przyjmować klientów, organizować spotkania czy konferencje.
Co do zasady, najlepsze wirtualne biura są umiejscowione w ścisłych centrach dużych miast. Są to ponadto nowoczesne i reprezentacyjne przestrzenie biurowe oferujące szereg istotnych funkcjonalności, na które w innym wypadku mała lub średnia firma nie mogłaby sobie pozwolić. Można tutaj wymienić chociażby możliwość korzystania z nowoczesnych sal konferencyjnych.
Jakie są najważniejsze zalety wirtualnego biura?
Standardowo podkreśla się, że wirtualne biuro to przede wszystkim obniżenie kosztów działania firmy a także zachowanie wysokiego standardu jeżeli chodzi np. o obsługę klientów czy sprawność działania przedsiębiorstwa. Wielu początkujących przedsiębiorców jest przekonanych, że nowoczesne wirtualne biuro, które oferuje salę konferencyjną oraz szereg innych opcji okaże się rozwiązaniem droższym, niż samodzielne prowadzenie stacjonarnego biura. Praktyka dowodzi jednak, że wcale tak nie jest. Koszt wynajmu wirtualnego biura będzie co do zasady wyraźnie mniejszy, niż łączne koszty związane z wynajmem własnego biura, pensjami pracowników, utrzymaniem czystości itd.
Optymalizacja kosztów w połączeniu z zachowaniem wysokich standardów to podstawowy czynnik, który odpowiada za rosnącą popularność e-biur zarówno w realiach polskiego, jak i zagranicznego biznesu.
Istotnym atutem e-biura może być także prestiżowy adres w różnych miastach, jak np. wirtualne biuro Lublin i inne miejscowości. Umiejscowienie w centrum dużego miasta oraz możliwość odbywania spotkań z klientami lub kontrahentami w nowoczesnej i funkcjonalnej przestrzeni nierzadko stanowi ogromną zaletę dla mniejszych i średnich firm, zwłaszcza na początkowych etapach działania.
