Dynamiczny rozwój technologii sprawia, że coraz więcej osób prowadzi działalność gospodarczą w sposób zdalny, bez wychodzenia z domu. Dotyczy to w szczególności freelancerów, copywriterów, a także startupów, czyli nowych, innowacyjnych przedsiębiorstw. Właśnie dla nich skierowana jest usługa wirtualnego biura.
Czym jest wirtualne biuro i jakie usługi oferuje
Każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność gospodarczą, musi w pierwszej kolejności zarejestrować swoją firmą. Jedną z informacji, jaką trzeba podać podczas rejestracji, jest adres firmy. Co jednak w sytuacji, gdy działalność wykonywana będzie w sposób zdalny za pośrednictwem komputera z pokoju własnego mieszkania lub domu? Podanie jako siedziby firmy lokalu w bloku mieszkalnym może negatywnie wpłynąć na wizerunek i reputację przedsiębiorcy, dlatego coraz więcej freelancerów decyduje się na wynajęcie wirtualnego biura. Wirtualne biuro to usługa, w ramach której przedsiębiorca otrzymuje prestiżowy adres potrzebny do rejestracji firmy oraz przesyłania korespondencji - dobrym przykładem może być na przykład wirtualne biuro Warszawa Bielany. Chociaż adres jest prawdziwy i znajduje się najczęściej w biurowcu zlokalizowanym w centrum dużego miasta, firma nie prowadzi tam fizycznej działalności. W ramach abonamentu przedsiębiorca otrzymuje jedynie obsługę przychodzącej korespondencji. Niekiedy istnieje też możliwość krótkoterminowego wynajęcia fizycznego biura lub sali konferencyjnej. Taka usługa przydaje się w sytuacji, gdy przedsiębiorca musi odbyć spotkanie z klientem we własnej siedzibie.
Legalność i koszty działania wirtualnego biura
Niektóre osoby poddają w wątpliwość legalność działania wirtualnych biur. Okazuje się jednak, że niesłusznie. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego ogłoszonego w 2014 roku, każdy przedsiębiorca ma możliwość wykonywania swej działalności w dowolnym miejscu. Decydując się na wirtualne biuro, warto wiedzieć, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zobowiązane są do odprowadzania podatku dochodowego oraz podatku VAT do Urzędu Skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania. Oznacza to, że adres wirtualnego biura nie wpływa na miejsce odprowadzania danin publicznych. Korzystanie z takiej usługi powinno mieć charakter długoterminowy. Warto pamiętać, że każda zmiana adresu wiąże się z koniecznością przekazania informacji kontrahentom, a także wprowadzenia stosownych modyfikacji w materiałach promocyjnych. Aby uniknąć takiej sytuacji, wybór wirtualnego biura powinien być dokładnie przemyślany. Rosnąca ilość freelancerów oraz osób wykonujących pracę zdalną sprawia, że wirtualne biura stają się coraz bardziej popularne i powszechne. Koszty korzystania z tej usługi są zdecydowanie niższe od kosztów wynajęcia rzeczywistej przestrzeni biurowej w centrum miasta. Wydaje się, że w najbliższych latach coraz więcej firm będzie korzystać z tego sposobu prowadzenia działalności gospodarczej. Wykupienie adresu w prestiżowej lokalizacji to także jeden ze sposobów na uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Okazuje się bowiem, że klienci zwykle chętniej korzystają z usług podmiotów zlokalizowanych w dużych miastach, niż wsiach i małych miasteczkach.
