Zastosowanie systemu ERP w małym i średnim przedsiębiorstwie gwarantuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie działalności i lepszą integrację wszystkich procesów. Dowiedz się, na jakiej zasadzie działa system ERP i dlaczego warto go wdrożyć w przedsiębiorstwie.
Czym jest system ERP
Oprogramowanie ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) to narzędzie do zarządzania zasobami i procesami biznesowymi w firmie w sposób kompleksowy. Obejmuje kontrolę i zarządzanie najważniejszymi obszarami biznesowymi: sprzedażą, finansami, księgowością, magazynem, kadrami, zaopatrzeniem i produkcją.
Najważniejszą cechą wyróżniającą system ERP jest praca na jednej bazie danych. W praktyce oznacza to, że dane wprowadzone w jednym obszarze, na przykład sprzedaży są widoczne dla użytkowników zarządzających innymi obszarami, na przykład księgowością czy magazynem.
System ERP ma modułową budowę, co oznacza, że można go z łatwością dopasować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Producenci najlepszych systemów umożliwiają swoim klientom zakup wyłącznie tych modułów i funkcji, które rzeczywiście będą wykorzystane w firmie. Przykładowo: firma zajmująca się handlem nie będzie korzystać z modułu produkcyjnego. Jego zakup niepotrzebnie podniósłby koszt wdrożenia systemu ERP, a jednocześnie obniżał jego użyteczność. Takie elastyczne podejście w dużej mierze wpływa na skuteczność tego rozwiązania.
Elastyczność systemu ERP uwidacznia się także w tym, że może on bez trudu wpisać się w już istniejącą infrastrukturę IT firmy. Aby jednak system działał efektywnie przez cały czas, wymaga profesjonalnego wsparcia producenta lub dostawcy. Powinien on zadbać o:
- bieżące aktualizacje obejmujące rozszerzenie funkcjonalności czy dostosowanie do aktualnych przepisów,
- konsultacje ekspertów w zakresie korzystania z systemu, jego rozwoju czy rozwiązywania problemów użytkowników,
- rozwój systemu o dodatkowe branżowe możliwości dedykowane systemowi ERP,
- konserwację systemu, tworzenie kopii zapasowych danych,
- naprawę ewentualnych błędów oprogramowania.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie
Prawidłowe wdrożenie systemu ERP w firmie niesie za sobą szereg korzyści, które wpływają na poprawę przepływu informacji i ogólną wydajność. Poznaj najważniejsze korzyści.
Oszczędność czasu
Każda działalność gospodarcza, nawet ta jednoosobowa, generuje dokumentację, która stanowi potwierdzenie wszystkich działań i transakcji, jakie miały miejsce w firmie. System ERP pozwala mieć te wszystkie dane w jednym miejscu. Przyspiesza wprowadzanie dokumentów i faktur, automatyzuje ich akceptację i księgowanie.
Co więcej, spójne i jednolite środowisko systemu pozwala na natychmiastową zamianę dokumentów, na przykład ofertę w elektroniczne zamówienie, a po jego potwierdzeniu, w e-fakturę. To znacząco usprawnia najprostsze, ale niezbędne czynności i sprawia, że użytkownicy mogą zaoszczędzić sporo czasu i poświęcić go na ważniejsze aspekty prowadzenia działalności.
Bezpieczeństwo prawne i finansowe
Częsta zmiana prawa dotyczącego prowadzenia firmy w Polsce to bolączka chyba każdego przedsiębiorcy. Bycie z tym na bieżąco i dostosowywanie rozwiązań w firmie do obowiązujących przepisów to nie lada wyzwanie. System ERP posiada wbudowany mechanizm zapewniający zgodność z przepisami, czego dopilnowuje dostawca oprogramowania.
Oprócz tego system dysponuje narzędziami do zarządzania ryzykiem i prognozowania, dzięki czemu pozwala przewidywać zdarzenia dotyczące pracy, popytu i budżetów, tworząc dokładne harmonogramy i plany rozwojów. Chroni to firmę przed nietrafionymi transakcjami finansowymi i niepotrzebnymi, ryzykownymi decyzjami.
Automatyzacja i poprawa wydajności
Prowadzenie dokumentacji firmy w formie papierowej to dla pracowników żmudne zadanie niepozbawione wielu błędów. Zdarza się to nawet w małych firmach, gdyż zatrudnienie chociażby jednego pracownika wymaga sporządzania dokumentów takich, jak listy obecności, karty czasu pracy, listy płac i wielu innych.
Podobnie nawet niewielki magazyn musi być odpowiednio zarządzany w oparciu o monitorowanie poziomów zapasów, generowanie raportów czy też przetwarzanie zamówień i danych historycznych dotyczących klientów.
Wdrożenie systemu ERP pozwala na automatyzację tych procesów, a co za tym idzie, poprawę wydajności i eliminację błędów. Oprogramowanie posiada między innymi wbudowane funkcje do wykonywania zaawansowanych obliczeń w ułamek sekundy, co pracownikowi zajęłoby znacznie więcej czasu.
Wdrożenie systemu ERP - jak i gdzie?
Chcąc wdrożyć system ERP w swojej firmie, warto wybrać dostawcę, który zapewni kompleksową obsługę. Biuro rachunkowe GRIMP z Zielonej Góry zajmuje się wdrożeniami systemu ERP w firmach. Jest oficjalnym partnerem COMARCH, producenta oprogramowania Comarch ERP OPTIMA i Comarch ERP XL.
W ramach współpracy eksperci doradzą, jak dobrać odpowiednie oprogramowanie, aby dopasować je do potrzeb klienta i maksymalnie wykorzystać jego funkcję, następnie przeprowadzą wdrożenie systemu ERP, przeszkolą załogę i udzielą wsparcia w razie jakichkolwiek problemów.
