Papier odchodzi w cień. Starostwo szkoli się z EZD RP

W zielonogórskim starostwie urzędowa codzienność zaczyna się przesuwać w stronę ekranów. Podczas szkolenia z EZD RP pracownicy sprawdzali, jak będzie wyglądał obieg spraw, gdy dokument przestaje krążyć w papierowych teczkach, a coraz ważniejsze stają się system, porządek i szybki dostęp do danych. To zmiana techniczna, ale jej skutki będą bardzo konkretne dla całego urzędu.

• Trzy dni szkolenia, które mają zmienić urzędowy rytm
• W sali zasiedli ci, którzy później będą porządkować obieg spraw
• EZD RP ma uporządkować drogę dokumentu od wpływu do archiwum

Trzy dni szkolenia, które mają zmienić urzędowy rytm

W dniach 27–29 kwietnia w Starostwie Powiatowym w Zielonej Górze odbyło się szkolenie z elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP. Zajęcia poprowadzili trenerzy z Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowego Instytutu Badawczego, Małgorzata Baka i Piotr Reszczyński. To właśnie oni krok po kroku pokazali uczestnikom, jak działa system i gdzie w codziennej pracy urzędu potrafi odciążyć ludzi najbardziej.

To ważny sygnał także dla mieszkańców powiatu. Takie przygotowanie nie dzieje się po to, by odfajkować kolejny etap cyfryzacji, ale po to, by później sprawy mogły płynąć sprawniej, bez niepotrzebnego błądzenia między biurkami, segregatorami i kolejnymi pieczątkami.

W sali zasiedli ci, którzy później będą porządkować obieg spraw

Na szkoleniu pojawiły się osoby z różnych poziomów urzędu i jednostek podległych. Byli tam przedstawiciele zarządu powiatu zielonogórskiego, kadra kierownicza wydziałów starostwa, dyrektorzy powiatowych jednostek organizacyjnych, a także pracownicy wyznaczeni do roli koordynatorów wdrażania EZD RP. Do tego dołączyli pracownicy punktów kancelaryjnych, czyli ci, od których zaczyna się i często kończy pierwszy kontakt z dokumentem.

Program dobrano tak, by odpowiadał na różne obowiązki i różne poziomy odpowiedzialności. Obejmował między innymi:

• dekretację, realizację i udostępnianie pism,
• podpisywanie dokumentów, także elektronicznych,
• rejestrację wpływów w RPW,
• obsługę korespondencji tradycyjnej, elektronicznej i przez ePUAP,
• prowadzenie spraw w systemie,
• wyszukiwanie oraz archiwizację dokumentów,
• pracę z aplikacją NASK–DESK i skanowanie dokumentów,
• wykorzystanie kodów kreskowych i składu chronologicznego,
• podstawy bezpieczeństwa i kontroli obiegu dokumentów.

To nie był więc suchy wykład o nowym programie. Raczej praktyczne oswajanie narzędzia, które ma wejść do codziennej pracy urzędu i porządkować zadania od pierwszego wpływu pisma aż po jego archiwum.

EZD RP ma uporządkować drogę dokumentu od wpływu do archiwum

EZD RP umożliwia prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej na każdym etapie – od wpływu pisma do jego archiwizacji. System nie jest już tylko dobrą opcją na przyszłość. Do 1 stycznia 2028 roku wszystkie jednostki samorządowe będą zobowiązane do jego stosowania, więc przygotowania prowadzone teraz mają znaczenie większe, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Dla urzędu oznacza to sprawniejszy obieg dokumentów i mniejsze uzależnienie od papieru. Dla pracowników – łatwiejsze porządkowanie spraw i szybszy dostęp do potrzebnych materiałów. Dla mieszkańców – krótszą drogę urzędowej sprawy i bardziej przejrzyste procedury, które nie powinny już tak łatwo gubić się w kolejkach i na biurkach.

Podczas szkolenia starosta zielonogórski Tadeusz Pająk podziękował trenerom z NASK za rzetelne przygotowanie zajęć, przekazaną wiedzę i wsparcie w samym procesie wdrażania systemu. Zwrócono też uwagę, że szkolenie było bezpłatne, a uczestnicy wykazali duże zaangażowanie i aktywność.

Przed starostwem teraz etap praktycznego wdrażania EZD RP. To będzie wymagało dodatkowej organizacji, ale cel jest jasny – zbudować nowy, cyfrowy porządek w pracy urzędu, bez chaosu i bez zbędnych opóźnień. Szkolenie zrealizowano w ramach przedsięwzięcia prowadzonego przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK–PIB, finansowanego z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności.

na podstawie: Powiat Zielonogórski.