Sekretarz miasta kieruje pracą urzędu - kim jest i czym się zajmuje?

W urzędzie miasta w Zielonej Górze za organizację i sprawny przebieg codziennych spraw odpowiada jeden urzędnik, którego rola jest często niewidoczna, a kluczowa. To on dba o to, by urząd działał jak dobrze naoliwiona maszyna - od obsługi interesantów po przygotowanie zamówień publicznych. W praktyce oznacza to także kontakt z kontrolami, szkoleniami i wsparcie dla Rady Miasta.

• Zakres obowiązków Sekretarza Miasta przedstawiony od środka
• Jak wygląda organizacja pracy urzędu w Zielonej Górze

Zakres obowiązków Sekretarza Miasta przedstawiony od środka

W urzędzie zadania związane z organizacją pracy powierzono Sławomirowi Wojciechowskiemu. Do jego głównych obowiązków należy m.in.:

• organizowanie i nadzorowanie bieżącej pracy urzędu oraz dbanie o sprawną obsługę interesantów;
• nadzór nad obiegiem dokumentów, rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz utrzymaniem jakości pracy urzędu;
• wdrażanie i utrzymywanie nowoczesnych metod zarządzania oraz opracowywanie koncepcji organizacyjnych i projektów zarządzeń;
• koordynacja współpracy komórek organizacyjnych z organami kontrolnymi podczas zewnętrznych postępowań kontrolnych;
• nadzór nad szkoleniami pracowników oraz analizowanie i wybór ofert konferencji i kursów;
• koordynacja sprawozdawczości statystycznej prowadzanej przez poszczególne komórki urzędu;
• rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między komórkami dotyczącymi organizacji pracy;
• organizacyjna obsługa Rady Miasta oraz nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
• nadzór nad gospodarowaniem majątkiem urzędu oraz zadania wynikające z regulaminów wewnętrznych.

Te zadania realizowane są w imieniu prezydenta miasta i wymagają stałej współpracy z wieloma wydziałami oraz zewnętrznymi instytucjami kontrolnymi.

Jak wygląda organizacja pracy urzędu w Zielonej Górze

Przy realizacji obowiązków Sekretarz Miasta korzysta ze wsparcia wyspecjalizowanych biur. Do jednostek bezpośrednio wspomagających jego działania należą:

• Biuro Obsługi Urzędu;
• Biuro Organizacyjne;
• Biuro Rady Miasta;
• Biuro Zamówień Publicznych.

Każde z tych biur ma swoją rolę: od pierwszego kontaktu z mieszkańcami, przez kwestie organizacyjne i przygotowanie posiedzeń Rady, po prowadzenie procedur przetargowych. W praktyce to one realizują dużą część działań wskazanych w punktach nadzorczych Sekretarza, a on koordynuje ich pracę i odpowiada za spójność działania całej struktury.

Dodatkowe informacje kontaktowe związane z organizacją pracy urzędu: pokój nr 403, tel. (+48) 68 45 64 404, [email protected].

W praktyce mieszkańcy widzą efekty tej pracy w sposobie załatwiania spraw w urzędzie, czasie obsługi, jakości informacji oraz przejrzystości procedur przetargowych. Jasna koordynacja i nadzór nad procedurami administracyjnymi wpływają też na terminowość realizowanych inwestycji oraz odpowiedź na skargi i wnioski. Jeśli sprawa wymaga interwencji organizacyjnej lub dotyczy przebiegu postępowania administracyjnego, odpowiednie biuro pod nadzorem Sekretarza jest punktem, przez który przechodzi jej formalna obsługa.

na podstawie: Urząd Miasta.