Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - kontakt, godziny, kwerendy i dostęp do dokumentów

Archiwum Państwowe w Zielonej Górze to regionalna jednostka odpowiedzialna za gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie materiałów archiwalnych z terenu południowej części województwa lubuskiego. W swoich zasobach posiada dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy, akta metrykalne, dokumenty sądowe i administracyjne, a także zbiory kartograficzne i fotograficzne. Siedziba główna mieści się przy Al. Wojska Polskiego 67A w Zielonej Górze.

Chcę skontaktować się z archiwum → Kontakt i siedziba Szukam informacji o najczęstszych sprawach → Najważniejsze sprawy Chcę przeglądać dokumenty na miejscu → Czytelnia i korzystanie z materiałów archiwalnych Potrzebuję poszukiwań genealogicznych lub innych akt → Kwerendy – zlecenia poszukiwań Szukam dokumentacji pracowniczej zlikwidowanej firmy → Dokumentacja osobowa i płacowa Reprezentuję firmę i potrzebuję szkolenia lub nadzoru → Dla firm i instytucji – Nadzór Archiwalny Sprawdzam, czy budynek jest dostosowany dla osób z niepełnosprawnościami → Dostępność architektoniczna Mam pytanie dotyczące działania archiwum → FAQ

Kontakt i siedziba

Archiwum Państwowe w Zielonej Górze znajduje się przy Al. Wojska Polskiego 67A, 65-762 Zielona Góra. To tutaj mieszczą się wszystkie kluczowe punkty obsługi interesantów – od sekretariatu, przez czytelnię akt, po punkt przyjmowania wniosków kwerendowych.

Kontakt elektroniczny: skrytka ePUAP /7r62b9uvkt/SkrytkaESP, adres e-Doręczeń AE:PL-72416-40575-ETDFI-19.

Najważniejsze sprawy

• Chcę przeglądać dokumenty na miejscu → Czytelnia, poniedziałek 8:00–18:00, wtorek–piątek 8:00–16:00, tel. 68 329 98 01. Wstęp bezpłatny, wymagana rejestracja.
• Potrzebuję poszukiwań genealogicznych → Punkt kwerend, wniosek pisemny lub przez ePUAP. Usługa odpłatna, dane zawężone do 3 jednostek lub lat.
• Szukam dokumentacji z pracy po zlikwidowanej firmie → Pisemny wniosek z nazwą firmy i latami zatrudnienia, tel. 68 329 98 01 (informacje o procedurze).
• Jestem pracodawcą i potrzebuję szkolenia/kontroli archiwalnej → Oddział I – Nadzór Archiwalny, tel. 68 329 98 01, 68 329 98 02 – umów się telefonicznie.
• Chcę zamówić skany dokumentów → Czytelnia lub e-Rewers (formularz online), odpłatnie według cennika.

Czytelnia i korzystanie z materiałów archiwalnych

Czytelnia to miejsce, gdzie można osobiście zapoznać się z materiałami archiwalnymi. Korzystanie z zasobu jest bezpłatne i dostępne dla każdego – zarówno dla badaczy, genealogów, jak i osób prywatnych szukających informacji o przodkach czy historii lokalnej.

Przed pierwszą wizytą warto sprawdzić inwentarze zespołów archiwalnych – dostępne są w pracowni naukowej w formie kartkowej i książkowej, a także online na portalu szukajwarchiwach.gov.pl. Zamówienia na konkretne jednostki archiwalne składa się pisemnie lub przez system e-Rewers. Realizacja następuje niezwłocznie, o ile pozwala na to stan zachowania akt i organizacja pracy Archiwum.

Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminu czytelni, wykazywania należytej troski o udostępnione materiały oraz korzystania z nich wyłącznie na miejscu.

Kwerendy – zlecenia poszukiwań

Archiwum świadczy odpłatne usługi wyszukiwania dokumentów w zakresie poszukiwań genealogicznych, własnościowych oraz do celów emerytalno-rentowych. Kwerenda polega na przeszukaniu materiałów archiwalnych pod kątem konkretnego zapytania – np. odnalezieniu metryki, świadectwa pracy czy dokumentów własnościowych.

Wniosek o kwerendę musi zawierać: imię i nazwisko (lub nazwę instytucji), pełny adres, cel wykorzystania wyników (urzędowy lub prywatny) oraz szczegółowy opis przedmiotu poszukiwań – kogo lub czego dotyczy kwerenda, jakie dokumenty są potrzebne, z jakiego okresu i regionu. Dane należy zawęzić do maksymalnie 3 jednostek archiwalnych lub lat.

Kwerend nie przeprowadza się w materiałach, dla których sporządzono cyfrowe kopie dostępne w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl – tam można samodzielnie przeszukać zdigitalizowane zasoby.

Dokumentacja osobowa i płacowa

Aby uzyskać informację o miejscu przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej zlikwidowanego pracodawcy, należy złożyć pisemny wniosek zawierający nazwę i adres firmy oraz lata zatrudnienia. Można też skorzystać z wyszukiwarek online: ewidencja.warszawa.ap.gov.pl lub firma.egospodarka.pl.

Jeśli zakład pracy nadal istnieje, sprawy dokumentacji pracowniczej należy załatwiać bezpośrednio u pracodawcy.

Archiwum nie wystawia druku RP-7 – dokument ten może wydać jedynie pracodawca własnemu pracownikowi. Archiwum może natomiast wydać uwierzytelnione kopie lub odpisy z dokumentów osobowych, o ile oryginały zostały wcześniej wystawione przez pracodawcę.

Dla firm i instytucji – Nadzór Archiwalny

Oddział I – Nadzór Archiwalny obsługuje podmioty państwowe, samorządowe oraz firmy zewnętrzne w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją. Zakres działań obejmuje: udzielanie wyjaśnień i konsultacji, prowadzenie szkoleń archiwalnych, przeprowadzanie kontroli, rozpatrywanie wniosków o zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, a także interwencje w sprawach zagrożenia utraty materiałów archiwalnych.

Kontakt: tel. 68 329 98 01, 68 329 98 02.

Dostępność architektoniczna

Budynek Archiwum przy Al. Wojska Polskiego 67A jest przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Wejście od poziomu gruntu prowadzi przez drzwi rozsuwane. Wewnątrz znajduje się winda z oznaczeniami w alfabecie Braille’a na przyciskach, umożliwiająca poruszanie się między piętrami. Toaleta dla osób niepełnosprawnych mieści się na parterze, w pobliżu czytelni.

Na bezpłatnym parkingu przed budynkiem wydzielono 1 miejsce parkingowe dla osób niepełnosprawnych, zlokalizowane blisko wejścia głównego. Do budynku i wszystkich pomieszczeń można wchodzić z psem asystującym lub przewodnikiem.

Osoby potrzebujące tłumacza języka migowego (PJM) powinny zgłosić taką potrzebę co najmniej na 3 dni robocze przed wizytą – telefonicznie, faksem lub przez osobę przybraną.

FAQ

1. Jak napisać prośbę o wydanie dokumentów z archiwum? Wniosek pisemny powinien zawierać: imię i nazwisko, pełny adres, cel wykorzystania dokumentów oraz szczegółowy opis poszukiwanych akt (kogo/dotyczą, z jakiego okresu, jakiego typu). Do celów emerytalno-rentowych podaj też nazwę i adres pracodawcy oraz lata zatrudnienia. Wniosek złóż osobiście, pocztą, przez ePUAP lub e-Doręczenia.

2. Jak uzyskać dokumenty z Archiwum Państwowego? Bezpłatnie – w czytelni po zamówieniu materiałów. Odpłatnie – przez zlecenie kwerendy (poszukiwania genealogiczne, własnościowe, emerytalne). Skany i kopie dokumentów wydawane są za opłatą według obowiązującego cennika.

3. Ile kosztuje wydanie świadectwa pracy z archiwum? Archiwum nie wystawia świadectw pracy – może jedynie wydać uwierzytelnioną kopię lub odpis z istniejącego dokumentu. Koszt uzależniony jest od rodzaju kopii (zwykła/uwierzytelniona) i liczby stron – aktualny cennik dostępny na stronie Archiwum.

4. Czy w Archiwum można samodzielnie przeglądać dokumenty? Tak, w czytelni przy Al. Wojska Polskiego 67A. Wymagana rejestracja przy pierwszej wizycie. Zamówienia na konkretne jednostki archiwalne składa się pisemnie lub przez system e-Rewers.

5. Jak długo przechowywane są akta osobowe po zlikwidowanym pracodawcy? Standardowo 50 lat. Akta założone do 1950 roku nie podlegają niszczeniu. Akta płacowe – w zależności od daty wytworzenia: 12 lat (do 1991), 20 lat (1991–2002) lub 50 lat (od 2002).

6. Czy Archiwum prowadzi lekcje archiwalne dla szkół? Tak, Archiwum organizuje lekcje archiwalne. Szczegóły i zapisy – telefonicznie pod numerem 68 329 98 01 lub 68 329 98 02.

7. Gdzie znajdują się oddziały zamiejscowe Archiwum? Właściwość miejscowa Archiwum Państwowego w Zielonej Górze obejmuje m.in. miasto na prawach powiatu Zielona Góra oraz powiaty: krośnieński, nowosolski, świebodziński, zielonogórski, żagański i żarski (a także wybrane gminy w innych powiatach). Pozostałe obszary województwa lubuskiego należą do właściwości Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim.

Materiał źródłowy stanowiła strona archiwum.zgora.pl. Dane mogą się zmieniać; pamiętaj, warto sprawdzić je na oficjalnej stronie.